はじめに


報告書やプレゼン資料など、社会人にとって避けて通れない業務の一つである資料作成。

「上司に資料チェックをお願いすると、いつもダメだしされる」

「時間をかけて作ったのに、分かりにくいと言われる」

「完成するまでに時間がかかりすぎてしまう」

資料作成に対して、このように漠然とした苦手意識を持っていませんか?

そんな資料作成が苦手な方々に朗報です!

今回は「ChatGPT」を使った効率的な資料作成術をご紹介します。

本記事では、基本的な使い方から効果的な活用法まで、すぐに実践できる方法を網羅的に解説しているので、ChatGPTに慣れていない初心者の方も今日から資料作成のスピードと質を劇的に向上させることができるはずです。

さあ、あなたも今日からChatGPTを使って、資料作成を効果的かつスピーディーに、そして質を劇的に向上させましょう!

💡 こんな人におすすめ

・資料作成に苦手意識がある

・効率的に資料を作成したい

・ChatGPTに資料を作成してもらいたい

資料作成が劇的に早くなるChatGPT活用術とは?


① ChatGPTを使いこなすためのポイント

ChatGPTを使って資料作成を行う方の中には、はじめてChatGPTを使うという方もいるのではないでしょうか?そんな方のためにChatGPTを使いこなすポイントを3つご紹介します。

ChatGPTを使用した資料作成の基本ステップ
  1. ChatGPTに役割を与える   
    ChatGPTは確率論的に文章を出力します。そのため、ChatGPTの行動や思考パターンを明確化させる必要があります。理想通りの挙動を引き出すためにはChatGPTに役割を与えることが重要です。「あなたは○○です」や「#役割」といった形式で最初に自身の役割を理解させることにより、よりクオリティの高い回答を引き出すことができるようになります。                               
  2. 1テーマ1チャット                               
    ChatGPTは、チャット内でのやりとりを踏まえて回答を返します。そのため、テーマごとに新しいチャットを開始するようにしましょう。それにより、求める回答が得られやすくなります。
  3. 段階を踏んで回答させる                              
    1度の質問だけでは的確な情報が得られないことが多いです。そのため、段階を踏んで回答させるようにしましょう。例えば、「○○するために重要なポイントは何ですか」と質問をした上で、「上記のポイントを踏まえて○○の文章を作成してください。」といった質問を行うということです。一度ChatGPTに理解させる段階を踏むことにより、内容がよりブラッシュアップされた文章を作成してくれます。

② ChatGPTを使う前に知っておきたい注意点

ChatGPTを活用する際には、次の5つの注意点を事前に理解しておくことが重要です。

注意点
  1. 情報の信頼性
    ChatGPT は、幅広いインターネットテキストでトレーニングされ、回答を生成していますが、必ずしも最新かつ正確な情報とは限りません。そのため、出てきた回答をそのまま鵜呑みにせず、出力された内容が正しいかを必ず確認するようにしましょう。
  2. プライバシーとセキュリティ                          
    データの流出や不正使用につながる可能性もあるため、ChatGPTに機密情報や個人情報を送信してはいけません。ビジネスで利用する際はプロンプトに機密情報、個人情報がふくまれていないか充分に注意しましょう。
  3. プロンプトの精度                               
    ChatGPTの出力結果は、入力したプロンプトの精度に大きく依存します。曖昧な指示や不明確なリクエストでは、期待通りの結果が得られないことがあります。具体的かつ明確なプロンプトの設定が必要です。
  4. 利用制限                                      
    無料版のChatGPTには、利用制限や機能制限が存在する場合があります。より高度な機能や制限の緩和を希望する場合は有料版を検討してみましょう。
  5. 倫理的配慮                                  
    ChatGPTを利用する際には、倫理的な配慮も重要です。特に外部に公開する文章を生成する場合は、他人の作品をそのまま写したような著作権違反になっていないか、意図しない差別的な表現が含まれていないかなど充分に注意しましょう。

これらの注意点を踏まえて利用することで、ChatGPTをより安全かつ効果的に活用することができます。

ChatGPTを使った資料作成の5ステップ


ChatGPTを活用した資料作成の具体的な5つのステップを見てきましょう。

今回は、化粧品メーカーが男性向け化粧水の新商品企画のためのマーケティング資料を作る過程を例として説明していきます。

① ChatGPTに役割を与える

資料作成の最初のステップは、「ChatGPTに役割を与える」です。このステップは、ChatGPTから理想通りの挙動を引き出すために重要な過程になります。

ChatGPTへの役割の与え方は次の2つです。              

①「あなたは~~です」という形式で記述する

あなたはプロのプレゼンテーター、{テーマの専門家:化男性向け化粧水を開発・販売している化粧品メーカーの商品企画担当者}です。

②役割として記載する

#役割

あなたは{役割:プレゼン作成}のプロです。 以下の#条件に従って{テーマ:男性向け化粧水の新商品企画のためのマーケティング}資料を作成してください。

#条件

・~~~~

・~~~~

・~~~~

② テーマ設定とキーワード選定

ChatGPTに役割を与えたら次は「テーマ設定とキーワード選定」です。このステップは、資料の焦点を明確にし、読者にとって有益な情報を提供するために必要不可欠な過程になります。

1. テーマ設定

まず、資料のテーマを決定します。テーマは資料全体の内容を決定づける重要な要素です。以下の3つのポイントを考慮してテーマを設定しましょう。

3つのポイント
  • 目的:資料の目的は何か?

   例:情報提供、説得、教育など

  • 対象読者:誰がこの資料を読むのか?

   例:学生、ビジネスマン、一般消費者など

  • 期待される成果:資料を読んだ後に読者にどうなってほしいか?

   例:知識を得る、行動を起こす、理解を深めるなど

2. キーワード選定

テーマが決まったら、次に重要なのがキーワードの選定です。キーワードは、資料作成において重要な情報を引き出すための指針となります。以下の手順でキーワードを選定します。

キーワード選定手順
  1. 主要キーワード                                   
    テーマに直結する主要なキーワードを選びます。例えば、「新商品企画のためのマーケティング」をテーマとする場合、「マーケティング」、「戦略」、「市場分析」などが主要キーワードとなります。
  2. 関連キーワード                                     
    主要キーワードに関連する言葉をリストアップします。これは、資料の内容をより充実させるために必要となる詳細な情報をChatGPTに提供するのに役立ちます。例として、「デジタルマーケティング」、「顧客セグメンテーション」などが考えられます。
  3. 検索ボリューム                                   
    選定したキーワードの検索ボリュームを調査し、最も効果的なキーワードを選びます。これはSEO対策にもなるため、資料をより多くの人に届けられるようになります。

ChatGPTに対して、これらのキーワードをもとに具体的な質問や指示を出すことで、よりターゲットに適した情報を得ることができます。

③ アウトラインの自動生成方法

テーマ設定とキーワード選定が完了したら、次に行うのが資料のアウトライン作成です。アウトラインは資料の骨組みとなり、内容の流れを整理するために重要です。

1. ChatGPTへの指示

アウトラインを作成するために、ChatGPTに対して以下のような具体的な指示を出します。

2. ChatGPTによるアウトラインの生成

ChatGPTは指示に基づいて、以下のようなアウトラインを生成します。

🤖ChatGPT

1.表紙

タイトル: 男性向け化粧水新商品企画

企業名

提出者

提出日

2.目次

3.はじめに

プロジェクトの背景と目的

市場におけるニーズの説明

プレゼンテーションの概要

4.市場分析

4.1 男性用化粧品市場の現状

市場規模と成長率

主要な市場トレンド

男性消費者の美容意識の変化

4.2 消費者動向と行動

調査データ: 男性のスキンケア習慣

購入動機と購買行動のパターン

主要な購入チャネル

5.ターゲットセグメンテーション

5.1 ターゲット市場の選定

年齢層: 例)20代~40代

職業別: 例)ビジネスマン、クリエイティブプロフェッショナル

ライフスタイル: 例)アクティブ派、インドア派

5.2 各セグメントの特徴

スキンケアに関する関心度とニーズ

製品に求める要素(成分、安全性、使いやすさ)

6.競合分析

6.1 主な競合ブランドの紹介

競合ブランドとその市場シェア

競合商品の特徴と価格設定

6.2 競合の強みと弱み

成功要因: ブランド力、製品品質、マーケティング戦略

改善点: 顧客満足度、製品ラインナップの幅

7.戦略の提案

7.1 製品コンセプトとUSP(Unique Selling Proposition)

新商品の特徴と効果

他製品との差別化ポイント

7.2 ブランディング戦略

ブランドメッセージとポジショニング

ターゲット市場に響くブランドストーリー

7.3 価格戦略

価格設定の基準と戦略

競合製品との価格比較

7.4 プロモーション戦略

広告キャンペーン(デジタル、伝統的)

SNSとインフルエンサーマーケティング

販促イベントと試供品配布

8.実施計画

8.1 タイムライン

製品開発から市場投入までのスケジュール

各マーケティング活動の実施時期

8.2 予算計画

開発、マーケティング、販売の予算配分

費用対効果の予測

8.3 成果の評価と改善

KPI(主要業績評価指標)の設定

消費者フィードバックの収集と分析

改善策の実施計画

9.まとめと結論

新商品の総括と期待される成果

今後の展望と成長戦略

10.付録

詳細なデータや調査結果

参考文献やリンク

3. アウトラインのカスタマイズ

生成されたアウトラインをもとに、資料の目的や読者の特徴など、必要に応じてカスタマイズを行います。

④ セクションごとの具体的な文章生成

アウトラインが完成したら、次は各セクションごとに具体的な文章を生成していきます。

今回は ③アウトラインの自動生成方法 にてChatGPTが生成した、3. はじめに の「プロジェクトの背景と目的」「市場におけるニーズの説明」「プレゼンテーションの概要」の項目を例にご紹介します。

1. ChatGPTへの指示

具体的な文章を作成するために、ChatGPTに対して以下のような指示を出します。

2. ChatGPTによるアウトラインの生成

ChatGPTは指示に基づいて、以下のような文章を生成します。

🤖ChatGPT

3.はじめに

プロジェクトの背景と目的

近年、男性の美容意識が高まっており、スキンケア市場における男性向け商品の需要が急増しています。これまで、男性のスキンケアは限定的な市場と見なされてきましたが、都市部を中心に多くの男性が自分の外見に対する関心を高めています。このプロジェクトの目的は、こうした市場動向を捉え、新しい男性向け化粧水を企画・開発し、市場に投入することです。私たちは、男性消費者にとって価値のある製品を提供することで、新たなビジネスチャンスを創出し、企業の成長に貢献することを目指しています。

市場におけるニーズの説明

市場調査の結果、男性消費者の多くがスキンケアに関心を持ちつつも、適切な製品選びに悩んでいることが明らかになりました。特に、以下のニーズが顕著です:

簡単で効果的なスキンケア:多忙な生活を送る男性にとって、短時間で効果を実感できる製品が求められています。

安全で信頼できる成分:肌に優しく、自然由来の成分を使用した製品が好まれています。

ブランド信頼性:高品質で信頼できるブランドからの製品が選ばれる傾向にあります。

これらのニーズを満たす製品を提供することで、男性スキンケア市場における当社の存在感を高め、顧客満足度を向上させることが可能です。

プレゼンテーションの概要

本プレゼンテーションでは、まず市場分析を通じて、男性スキンケア市場の現状と将来の成長可能性を明らかにします。次に、ターゲットセグメンテーションを行い、どのような消費者層に新製品をアプローチするべきかを具体的に示します。さらに、競合分析を通じて、主要競合ブランドの戦略と当社の優位性を比較検討します。これを基に、具体的な製品コンセプトとマーケティング戦略を提案し、実施計画とともにプロジェクトの成功に向けた具体的なステップを明示します。

本資料を通じて、新しい男性向け化粧水のビジネス価値を明確にし、この分野での商品開発がいかに重要であるかを伝えることができれば幸いです。

このように、各セクションに対して具体的な指示を与えることにより、ChatGPTが短時間で質の高い文章を自動生成してくれます。

⑤ デザインやフォーマットの提案機能の活用法

ChatGPT=文章生成というイメージを持たれている方が多いかと思いますが、ChatGPTの機能はそれだけではありません。資料のデザインやフォーマットの提案も行うことができます。今回はスライドデザインの提案を例に、その活用方法をご紹介します。

1. ChatGPTへの指示

スライドデザインの提案を出してもらうために、ChatGPTに対して以下のような具体的な指示を出します。

※レポートレイアウトや資料のフォーマット設定の提案をChatGPTに出してほしい場合は、指示文章の『プレゼンテーションスライドのデザイン』という箇所を『レポートレイアウト』や『資料のフォーマット設定』に置き換えてください。

2. ChatGPTによるアウトラインの生成

ChatGPTは指示に基づいて、以下のような提案を出します。

🤖ChatGPT

クリーンでプロフェッショナルなプレゼンテーションスライドのデザインを提案します。スライドは視覚的に整然としており、重要な情報が明確に伝わるようにデザインします。

プレゼンテーションスライドのデザイン提案

1.タイトルスライド

背景:シンプルな白または淡いグレー

タイトル:太字の黒またはネイビー

サブタイトル:通常のフォントスタイル、ダークグレー

ロゴ:右上または左下に企業ロゴ

2.目次スライド

背景:タイトルスライドと同じ

目次項目:シンプルなリスト形式、左揃え

フォント:統一されたフォント、セクションごとに異なる色(ブルー系、グリーン系など)

3.はじめに

スライド1:プロジェクトの背景と目的

背景:シンプルな色(白、ライトグレー)

見出し:太字、ダークブルー

本文:通常フォント、ダークグレー

アイコン:適宜使用(ビジネス関連のアイコン)

スライド2:市場におけるニーズの説明

レイアウト:左右に分割(左:テキスト、右:関連画像)

画像:消費者行動や市場データのグラフ

スライド3:プレゼンテーションの概要

箇条書き:セクションごとにシンプルなアイコン

4.市場分析

スライド4:市場規模と成長率

グラフ:棒グラフまたは円グラフ

カラー:ブルー系で統一

スライド5:主要な市場トレンド

レイアウト:テキストとアイコン、または写真

トレンドごとにボックスで区切る

スライド6:男性消費者の美容意識の変化

インフォグラフィック:視覚的にわかりやすい図解

スライド7:消費者動向と行動

テーブル:スキンケア習慣、購買動機

アイコン:各行動の横に簡単なアイコン

スライド8:主要な購入チャネル

チャート:円グラフや棒グラフ

テキスト:グラフの横に簡潔にまとめる

5.ターゲットセグメンテーション

スライド9:ターゲット市場の選定

表:年齢層、職業、ライフスタイル別

カラーコード:セグメントごとに色分け

スライド10:各セグメントの特徴とニーズ

レイアウト:セグメントごとにカード形式で表示

アイコン:特徴とニーズの隣にシンプルなアイコン

6.競合分析

スライド11:主な競合ブランドの紹介

ロゴ:各競合ブランドのロゴを並べる

表:特徴と価格設定を比較

スライド12:競合の強みと弱み

レイアウト:左右に分ける(左:強み、右:弱み)

アイコン:強みと弱みを視覚的に示す

7.戦略の提案

スライド13:製品コンセプトとUSP

レイアウト:大きな画像とテキスト

カラー:ブランドカラーを使用

スライド14:ブランディング戦略

インフォグラフィック:ブランドメッセージとポジショニング

スライド15:価格戦略

グラフ:価格比較チャート

テキスト:価格設定の基準と戦略

スライド16:プロモーション戦略

レイアウト:各戦略をボックスで区切り、アイコンで示す

8.実施計画

スライド17:タイムライン

ガントチャート:製品開発から市場投入までのスケジュール

スライド18:予算計画

円グラフ:開発、マーケティング、販売の予算配分

スライド19:成果の評価と改善

テーブル:KPIの設定、フィードバック収集方法

9.まとめと結論

スライド20:まとめ

箇条書き:主要ポイントのリストアップ

背景:シンプルな色、ブランドカラーをアクセントに

スライド21:今後の展望

インフォグラフィック:今後の戦略と期待される成果

デザインのポイント

統一されたフォントとカラー:

フォント:Sans-serif(例:Arial、Helvetica)

カラー:ブランドカラー(ブルー系、グリーン系)をアクセントに、基本は白とグレー

シンプルなレイアウト:

適切な余白と均等な配置

各スライドに1つの主なメッセージを伝える

視覚的な要素:

高品質な画像とアイコンの使用

インフォグラフィックやグラフでデータを視覚化

一貫したスタイル:

見出しと本文のフォントサイズと色を統一

スライドごとのレイアウトの一貫性を保つ

このデザイン提案を基に、具体的なスライド作成を進めることで、クリーンでプロフェッショナルなプレゼンテーションを実現できます。

この提案をもとに、具体的なデザインやフォーマットを設定することにより、読みやすく伝わりやすい資料を作成することができます。

ChatGPTで資料作成のスピードを劇的に上げるコツとテクニック


ChatGPTを活用して資料の作成効率を上げるための具体的なコツとテクニックをご紹介します。これらの方法を取り入れることで、より迅速かつ効果的に質の高い資料を作成することができます。

① より効率的なプロンプトの書き方

ChatGPTの性能を最大限に引き出すためには、効果的なプロンプトの書き方が重要です。次の4つのポイントを押さえて、効率的なプロンプトを作成しましょう。

1. 背景情報を提供する

必要に応じて、追加の背景情報やコンテキストを提供することで、より適切な回答を得ることができます。

📝 指示例

「新製品の市場導入計画についての資料を作成しています。ターゲット市場と競合分析のセクションを具体的に説明してください。」

2. 複数のポイントを分けて指示する

複数の要素を一つのプロンプトに詰め込むのではなく、分けて指示することで、より整理された応答を得られます。

📝 指示例

「市場分析のセクションについて説明してください。現在の市場規模と成長予測を含めてください。」

「次に、競合分析のセクションについて説明してください。主要な競合とその強みと弱みを含めてください。」

3. サンプルやテンプレートを提供する

過去に作成した資料のサンプルやテンプレートを参考にさせることで、ChatGPTに具体的なフォーマットやスタイルを伝えることができます。

📝 指示例

「以下のテンプレートに基づいて、財務報告書のセクションを作成してください。テンプレート:売上高、コスト、利益、成長率。」

② 過去のデータや資料を活用する方法

過去に作成した資料やデータを再利用することで、新しい資料作成のスピードを大幅に上げることができます。次の3つの方法を試してみましょう。

1. 過去の資料を参照する

以前作成した資料を参考にさせることで、新しい資料作成の基盤とすることができます。これにより、一から作成する手間を省くことができます。

📝 指示例

「昨年のマーケティングレポートを基に、今年のレポートを更新してください。」

2. データベースやスプレッドシートを活用する

過去のデータを一元管理しているデータベースやスプレッドシートから必要な情報を引き出し、ChatGPTに提供することで、効率的に資料の作成ができます。

📝 指示例

「以下のスプレッドシートのデータを基に、売上分析のセクションを作成してください。」

③ 修正や校正の手間を減らす方法

資料作成において、修正や校正の手間を減らすことは、効率を大幅に向上させることになります。次の4つのテクニックを活用してみましょう。

1. 自動校正機能の活用

ChatGPTには基本的な文法チェック機能が備わっています。そのため、初期の段階で文章の校正を行うことができます。

📝 指示例

「以下の文章を文法的に正しい形に修正してください。」

2. 繰り返しのチェックを自動化する

同じ内容や言葉を繰り返し使用していないか目視で確認していくには時間がかかってしまいますよね。ChatGPTに指示するだけで一度でまとめてチェックを行うことが可能なので、時間がかなり節約できます。

📝 指示例

「以下のセクションについて、文法とスタイルのチェックを行い、必要な修正を提案してください。」

3. フィードバックを取り入れる

他のメンバーからのフィードバックを迅速に反映させることもChatGPTでは可能です。ChatGPTを活用して修正案を生成し、即座に適用することができます。

📝 指示例

「以下のフィードバックを基に、資料の該当セクションを修正してください。」

これらのテクニックを活用することで、ChatGPTを用いた資料作成のスピードと効率を大幅に向上させることができます。

おわりに


ChatGPTを活用することで、初心者でも資料作成のスピードと質を劇的に向上させることができます。

本記事では、具体的な使用方法や効果的なテクニック、さらには他のツールとの連携によるさらなる効率化についてもお伝えしました。これらの方法を取り入れることで、忙しい社会人でも短時間でクオリティの高い資料作成が可能になります。

資料作成のストレスから解放されたい方は、ぜひ試してみて下さいね。